Ce merită automatizat întâi în firmă: testul celor trei întrebări
Nu orice sarcină merită automatizată. Trei întrebări simple vă arată de unde să începeți, ca primul instrument să se simtă din prima săptămână.
Mulți patroni ne spun același lucru: „Știu că ar trebui să automatizăm ceva, dar nu știu de unde să încep.” E o întrebare bună, pentru că primul pas contează. Dacă primul instrument rezolvă o problemă mică sau rară, echipa nu simte diferența și entuziasmul dispare. Dacă rezolvă ceva ce se întâmplă zilnic, toată lumea vede rezultatul din prima săptămână.
Ca să alegeți bine, puneți-vă trei întrebări despre fiecare sarcină din firmă.
1. Cât de des se întâmplă?
O sarcină care apare de zece ori pe zi merită mai multă atenție decât una care apare o dată pe lună, chiar dacă cea lunară e mai enervantă. Gândiți-vă la cererile de ofertă, la confirmările de comenzi, la rapoartele după fiecare intervenție, la facturile primite de la furnizori.
Un exercițiu simplu: o săptămână, rugați 2–3 oameni din echipă să noteze ce fac în mod repetat. Nu trebuie să fie precis. Vă interesează doar ce apare din nou și din nou.
2. Se face de fiecare dată după aceleași reguli?
Automatizarea funcționează cel mai bine acolo unde omul aplică, de fapt, niște reguli pe care le știe pe de rost. Oferta pentru o revizie are aproape mereu aceleași poziții. Raportul de intervenție are aceleași rubrici. Confirmarea unei programări are același text, cu altă dată și alt nume.
Dacă o sarcină cere de fiecare dată o judecată nouă, de exemplu negocierea cu un client dificil, nu e un bun prim candidat. Acolo, cel mult, un instrument vă poate pregăti informația, dar decizia rămâne la dumneavoastră.
3. Al cui timp îl consumă?
O sarcină care ține ocupat un tehnician bun sau pe dumneavoastră, ca patron, costă mult mai mult decât pare. Nu doar prin orele în sine, ci prin ce nu se face în timpul acela: clienți nesunați, oferte trimise târziu, lucrări amânate.
Aici e de obicei cea mai mare surpriză. Când facem diagnosticul într-o firmă, descoperim aproape mereu că oamenii cei mai pricepuți pierd ore întregi cu copiat, formatat și căutat informații.
Cum arată un candidat bun
Puneți cele trei răspunsuri unul lângă altul. Candidatul ideal pentru primul instrument:
- se întâmplă des, cel puțin de câteva ori pe săptămână;
- urmează aproape mereu aceleași reguli;
- consumă timpul unor oameni care ar putea face ceva mai valoros.
În majoritatea firmelor cu care am lucrat, primul candidat a fost unul dintre acestea: ofertele, rapoartele de după lucrare sau urmărirea comenzilor.
Ce să nu faceți
Nu începeți cu cel mai complicat proces din firmă, doar pentru că e cel mai vizibil. Nu încercați să automatizați totul deodată. Și nu cumpărați un program mare înainte să știți exact ce problemă rezolvă.
Un instrument mic, folosit zilnic, valorează mai mult decât un sistem mare pe care nu-l folosește nimeni.
Primul pas
Luați lista de o săptămână și treceți fiecare sarcină prin cele trei întrebări. Cele care trec de toate trei sunt planul dumneavoastră de automatizare, în ordinea în care merită făcute.
Dacă vreți să facem exercițiul împreună, exact asta urmărim în sesiunea de diagnostic: un proces de la cap la coadă, cu oamenii care îl fac, și o listă clară cu ce merită automatizat întâi.
Întrebări despre acest subiect
Cât de mare trebuie să fie firma ca să merite automatizarea?
Nu contează atât mărimea, cât repetiția. O firmă de 5 oameni care face 20 de oferte pe săptămână are mai mult de câștigat decât una de 50 care face două pe lună.
Pot automatiza o sarcină care se face în mai multe feluri?
Da, dar întâi merită stabilit un singur fel corect de a o face. De multe ori, simpla discuție despre asta aduce deja ordine.
Cât durează să aflu ce merită automatizat?
Exercițiul de o săptămână vă dă o primă listă. Sesiunea de diagnostic o transformă într-un plan concret, în câteva ore.