Facturile de la furnizori, preluate fără tastare

De câte ori pe săptămână reintroduceți aceleași date?

Luați orice zi normală dintr-o firmă de distribuție, dintr-un cabinet stomatologic sau dintr-o companie de construcții. Undeva în program, cineva, contabilul, asistenta, omul de la recepție, are în față o factură de la un furnizor și o tastatură. Numele furnizorului, codul fiscal, numărul facturii, data, produsele, cantitățile, prețurile, totalul, TVA-ul. Același șir de câmpuri, de zeci de ori pe săptămână.

Nu este o muncă grea. Dar este o muncă care ocupă timp, care obosește și care, tocmai pentru că este repetitivă, generează greșeli. O cifră inversată, un total preluat greșit, o factură înregistrată cu data altei luni, fiecare mică eroare cere timp suplimentar pentru corectat.

Înmulțiți numărul de facturi pe săptămână cu minutele necesare pentru fiecare și veți obține un număr pe care merită să îl scrieți pe o hârtie.

Ce poate prelua un instrument automat

Un instrument care preia facturi poate face câteva lucruri concrete, fără să înlocuiască judecata contabilului:

• Citește documentul, fie că este un PDF trimis pe email, o fotografie făcută cu telefonul sau un fișier scanat.
• Extrage câmpurile relevante, furnizor, număr factură, dată, linii de produse, valori, TVA.
• Completează câmpurile în softul de contabilitate sau în fișierul de evidență pe care firma îl folosește deja.
• Marchează documentele care nu sunt clare, calitate slabă a imaginii, câmpuri lipsă, furnizori noi nerecunoscuți, pentru ca omul să le verifice înainte de orice.

Instrumentul completează. Contabilul verifică, corectează dacă este nevoie și aprobă. Nimic nu intră în evidență fără acest pas.

Tipul de document nu contează prea mult: facturi în format electronic de la furnizori mari, bonuri fiscale de la mici achiziții, avize însoțite de factură, toate pot fi procesate prin același flux, adaptat nevoilor firmei.

Unde trebuie să rămână controlul

Automatizarea introducerii facturilor nu înseamnă că datele ajung direct în contabilitate fără să le vadă nimeni. Dimpotrivă, un instrument bine construit face munca de verificare mai ușoară, nu o elimină.

Contabilul vede toate facturile extrase, alături de documentul original, și poate compara. Dacă ceva nu se potrivește, un preț diferit față de comanda inițială, un furnizor neagreeat, o cantitate care nu corespunde recepției, semnalul vine înainte de înregistrare, nu după.

Aceasta este o diferență importantă față de tastarea manuală: omul obosit care introduce a patruzecia factură din zi are șanse mai mari să scape o eroare decât instrumentul care o extrage și o pune față în față cu datele de verificare.

Firmele care funcționează bine cu acest tip de instrument sunt cele care au deja un flux clar de aprobare a facturilor. Instrumentul intră în acel flux, nu îl schimbă.

Ce nu poate face un instrument și nu trebuie să pretindă

Există situații în care intervenția umană este inevitabilă și corectă:

• Facturi cu devieri față de comanda aprobată, cineva trebuie să decidă dacă se acceptă sau nu.
• Furnizori noi sau documente în formate neobișnuite, pot necesita o verificare suplimentară la primele utilizări.
• Situații contabile specifice, alocarea pe centre de cost, tratamentul TVA pentru anumite categorii, acestea rămân în responsabilitatea contabilului.

Un instrument onest semnalează aceste cazuri în loc să le rezolve singur. Echipa decide; instrumentul execută.

Un prim pas pe care îl puteți face singur

Înainte de orice altceva, faceți un calcul simplu pentru ultima lună:

1. Numărați facturile de la furnizori înregistrate manual.
2. Estimați minutele medii petrecute pentru fiecare (inclusiv căutatul documentului, tastarea, verificarea).
3. Înmulțiți.

Dacă rezultatul depășește câteva ore pe săptămână, aveți deja răspunsul la întrebarea „merită să ne uităm la asta?".

Dacă doriți să înțelegeți ce parte din acest proces poate fi preluată în firma dumneavoastră concretă, cu softul pe care îl folosiți, cu tipul de facturi pe care le primiți, sesiunea de diagnostic Quayline Labs este locul unde construim această imagine împreună, pe datele dumneavoastră reale.